General Manager
Enquanto Administrative & Finance Specialist, és a pessoa responsável por garantir o bom funcionamento dos principais processos administrativos e financeiros da empresa.
Terás um papel central na operação, assegurando o acompanhamento de faturas, pagamentos, processamento salarial, documentação, comunicações institucionais e restantes tarefas administrativas do dia a dia.
Serás o principal ponto de contacto com a contabilidade e outros parceiros externos, garantindo que a informação é enviada corretamente, dentro dos prazos definidos, e que os temas pendentes são acompanhados até à sua resolução.
Não precisas de ser contabilista ou especialista jurídico. Procuramos, no entanto, alguém confortável com números, com conhecimentos financeiros, capacidade para atualizar um P&L e facilidade em interpretar informação contabilística e financeira.
Como muitos dos processos ainda estão em fase de estruturação, procuramos uma pessoa que não se limite a executar: alguém que questione, organize, documente e melhore continuamente a área administrativa e financeira.
Esta é uma posição 100% remota para uma pessoa dinâmica, rápida, analítica, autónoma e muito atenta ao detalhe.
Garantir uma operação administrativa e financeira rigorosa, organizada e eficiente, criando processos que assegurem informação clara, atualizada e fiável.
Gerir os principais processos administrativos e financeiros da empresa
Ser o principal ponto de contacto com a contabilidade
Recolher, validar e enviar documentação à contabilidade dentro dos prazos definidos
Organizar e arquivar faturas, recibos, notas de crédito e restantes documentos financeiros
Garantir a correta categorização das despesas
Preparar e acompanhar pagamentos a fornecedores
Apoiar a preparação e validação de salários, ajudas de custo, benefícios, prémios e comissões
Acompanhar divergências ou dúvidas relacionadas com salários e pagamentos
Responder às dúvidas dos colaboradores sobre recibos, pagamentos, benefícios e despesas
Preparar e manter atualizado o P&L
Recolher e organizar a informação necessária ao fecho financeiro mensal
Realizar reconciliações entre movimentos bancários, faturas, pagamentos e registos internos
Acompanhar contas a pagar e a receber
Manter atualizados os ficheiros de controlo financeiro e administrativo
Monitorizar custos e sinalizar desvios relevantes ao General Manager
Receber, analisar e encaminhar comunicações externas dirigidas à empresa
Acompanhar comunicações da Autoridade Tributária, Segurança Social, bancos, seguradoras e outras entidades
Manter atualizada a documentação administrativa, fiscal, laboral e contratual
Apoiar processos administrativos relacionados com entradas e saídas de colaboradores
Criar, documentar e otimizar processos administrativos e financeiros no Notion
Implementar controlos, checklists, templates e automatizações que reduzam erros e atrasos
Identificar riscos e oportunidades de melhoria
Apoiar o General Manager na preparação de informação financeira e administrativa
Gestão de Faturas e Despesas
Pagamentos a Fornecedores
Preparação do Processamento Salarial
Pagamento de Prémios, Comissões e Benefícios
Reconciliação Bancária
Fecho Financeiro Mensal
Atualização do P&L
Controlo de Tesouraria
Contas a Pagar e a Receber
Comunicação com a Contabilidade
Gestão de Comunicações Institucionais
Gestão de Fornecedores e Contratos
Apoio Administrativo aos Colaboradores
Arquivo e Organização Documental
Criação e Otimização de Processos
Gestão Administrativa | sabe organizar tarefas, documentos, comunicações e prazos com autonomia e rigor
Gestão de Faturas e Pagamentos | sabe validar documentos, organizar pagamentos e acompanhar valores em aberto
Processamento Salarial | compreende os principais elementos do processamento salarial e sabe validar a informação necessária junto da contabilidade
Controlo Financeiro | sabe organizar receitas, despesas, pagamentos e recebimentos
Gestão de P&L | sabe preencher, atualizar e analisar um P&L, identificando erros e desvios
Reconciliação Financeira | sabe comparar movimentos bancários, faturas e registos internos
Excel Avançado | domina fórmulas, pesquisas, filtros, tabelas dinâmicas e validação de dados
Análise de Dados | sabe trabalhar com informação financeira, identificar padrões e retirar conclusões
Mapeamento de Processos | sabe estruturar, documentar e otimizar processos
Gestão de Prioridades | consegue gerir vários temas em simultâneo e cumprir prazos
Resolução de Problemas | identifica a origem dos problemas e encontra soluções práticas
Comunicação Clara | explica temas administrativos e financeiros de forma simples e objetiva
Gestão de Stakeholders | acompanha interlocutores internos e externos, garantindo seguimento e cumprimento de prazos
Discrição e Confidencialidade | trata informação financeira, salarial e pessoal com responsabilidade
Energia e Dinamismo | trabalha com ritmo e sentido de urgência
Rapidez de Execução | avança rapidamente sem comprometer a qualidade
Autonomia e Proatividade | antecipa necessidades e toma iniciativa
Rigor e Responsabilidade | compreende o impacto do seu trabalho e garante qualidade na execução
Atenção ao Detalhe | identifica erros, divergências e inconsistências
Capacidade Analítica | sente-se confortável a trabalhar com números e informação financeira
Perspicácia | percebe rapidamente o que está em falta ou não faz sentido
Método e Organização | cria sistemas, checklists e formas de controlo
Flexibilidade e Adaptabilidade | adapta-se a alterações de prioridades
Comunicação e Empatia | responde a dúvidas com clareza, respeito e sensibilidade
Sentido de Dono | acompanha cada tema até estar efetivamente concluído
Curiosidade e Aprendizagem | procura compreender os temas e melhorar continuamente
Excel ou Google Sheets
Notion
Slack
Google Drive
Gmail
Google Meet
Plataformas Bancárias
Plataformas de Gestão de Despesas e Benefícios
Factorial
Acompanhamento de pagamentos, recebimentos, comunicações e pedidos administrativos
Check-in com o General Manager
Revisão de pagamentos, recebimentos e temas pendentes
Acompanhamento dos temas com a contabilidade
Preparação do processamento salarial
Fecho financeiro mensal
Reconciliação bancária
Atualização do P&L
Revisão de contas a pagar e a receber
Procuramos uma pessoa com pelo menos 3 anos de experiência na área que goste de colocar ordem no caos.
Alguém confortável a trabalhar com números, documentos, pagamentos e diferentes interlocutores, sem perder velocidade, rigor ou capacidade de iniciativa.
Não procuramos necessariamente um contabilista. Procuramos alguém que saiba trabalhar em proximidade com a contabilidade, fazer as perguntas certas, organizar a informação e garantir que nenhum tema fica esquecido.
Vais integrar uma operação onde ainda existem vários processos por criar. Terás espaço e responsabilidade para estruturar a área, propor melhorias e implementar sistemas que tornem a empresa mais organizada, eficiente e preparada para crescer.
Acima de tudo, procuramos alguém rápido, perspicaz, responsável e orientado para a resolução.
Se te revês no que acabaste de ler, candidata-te agora!